Xena: Hvordan sette opp integrasjon og sende saker til inkasso

Kravia og Xena snakker sammen begge veier - slik at overføringen av inkassosaker og oppgjør går sømløst!

Fra Xena kan du blant annet:

• Transaksjoner knyttet til fakturaen i Xena registreres sømløst og fortløpende på saken i Kravia

• Få automatisk bokført fakturaen når saken er betalt - eller få et bokføringsforslag om du ønsker matche bilaget selv

I Kravias Kundeweb kan du blant annet:

• Se hvilke saker som er klare for purring og inkasso

• Starte inkassosak (enten automatisert eller manuelt per sak)

• Se status på hver enkelt sak og pause saker

• Skrive notat/kommentar direkte på saken

Hvordan komme i gang - sette opp integrasjonen:

Del 1: Opprett din Xena API-nøkkel

For å aktivere integrasjon med Kravia må du første opprette en Xena API-nøkkel.

1. API-nøkkel i Xena:

Under "Oppsett" (Setup), "Import/eksport data" (import/export data), "API-nøkler" (API-keys), klikk på "Opprett" (Create):

2. Velg et navn på API-nøkkelen, for eksempel "Kravia":

3. Kopier API-nøkkelen ("Key"):

4. Firma-ID

Notér deg ditt firmas unike ID ("Fiscal ID") fra Xena-adressen i nettleseren. Dette er siffrene posisjonert som markert i bilder under:

Del 2: Legg til din bedrift som kreditor i Kravia sin kundeweb

Å komme i gang med Kravia Kundeweb er ganske enkelt,

1. Opprett en bruker i Kravias Kundeweb: Det kan du gjøre her.

   Register deg med din e-post og lag et eget passord ved første innlogging
   
   I Kundeweb får du tilgang til tilleggsinformasjon og tjenester utover det som ligger i Xena, som detaljert informasjon/aktivitet, mulighet for å pause/trekke sak og chatte med kundeservice og saksbehandler.

   
   

2. Les gjennom og godkjenn vilkårene for å bruke Kravia

   
   

3. Legg til ditt selskap:

   • Gå til "Innstillinger" og klikk "Legg til kreditor".

   • Velg system "Xena"

   • Lim inn API-nøkkel og

   • Firma-ID ("Fiscal ID")

4. Fyll inn detaljene om ditt selskap, samt velg enkelte innstillinger:

5. Forfalte fakturaer (purringer) vil så bli hentet fra Xena umiddelbart. Du kan se alle under menyen Faktura:

Hvilke faktura som blir hentet, avhenger av hvilke innstillinger du valgte i punkt 4 over:

Systemet henter alle faktura som stemmer med at:

• Datoen fakturaen er sendt i Xena er lik eller nyere enn datoen satt i feltet "Hent faktura nyere enn"

• Antall dager over forfall er større enn antallet oppgitt i feltet “Hent faktura X dager etter forfall"

Nå er du i gang og kan sende saker til Kravia for oppfølging!

Hvordan starte innfordring/inkasso?

Hvordan starte innfordring avhenger av hvilke innstillinger du valgte i punkt 5 over:

• Hvis det er ikke er krysset av for «Krev kreditor-godkjenning før vi starter saken», starter Kravia innfordringen automatisk!

• Hvis det er krysset av for «Krev kreditor-godkjenning før vi starter saken», vises fakturaen i oversikten på Kravias Kundeweb, men innfordring starter ikke automatisk. Man må da manuelt starte saken i Kravias Kundeweb.